Om goedkeuring te krijgen, dient een e-mail te worden gestuurd naar , met daarin de volgende informatie:

  • Datum van de grotinitiatie
  • Naam van de initiatiegrot
  • Aantal deelnemers
  • Leeftijdscategorie deelnemers
  • Naam van alle gidsen, met aanduiding van de hoofdgids

Het bestuur keurt de grotinitiatie goed (of af) door een antwoord te sturen op deze e-mail.